建設業界で耳にする言葉の1つに「グリーンファイル」があります。似たような言葉として「グリーンサイト」があり、混同している人は多いかもしれません。

グリーンファイル とは建設業法で定められている安全書類のことで、グリーンサイトはインターネット上でグリーンファイルを作成・管理するシステムの名称です。

この記事ではそれぞれについて理解を深めるために、グリーンファイルの種類やグリーンシステムを利用するメリット・デメリットについて解説します。

グリーンファイルとは

グリーンファイルとは安全書類のことで、現場の安全管理のために必要不可欠な書類です。緑（グリーン）のファイルで綴じられることが多いため、「グリーンファイル」と呼ばれています。

建設業には、仕事を依頼者から直接請け負う「元請会社」と、元請会社と契約し仕事を請け負う「下請会社」が存在します。グリーンファイルには、下請会社が作成し元請会社に提出する書類と、元請会社が作成する書類があります。

グリーンファイルの種類

グリーンファイルにはさまざまな書類があり、主要な書類だけで20種類以上にもなります。しかし、提出すべき書類の種類は、ゼネコンなど建設工事全体を管理する会社によって異なります。

全国建設業協会が定める「全建統一様式」やゼネコンが設けた書式に従い記載しますが、書式が違っても内容はほとんど変わりません。

ここでは主なグリーンファイルについて紹介します。

作業員名簿

作業員名簿は、作業員の氏名や住所などの個人情報が記載された書類です。作業員名簿により、元請会社は、作業員の保有資格などを含む情報と雇用状況などを把握できます。

再下請負通知書

再下請負通知書は、一次下請以下の企業が請け負った業務の一部を別の下請会社に依頼した場合に提出する書類です。

下請負業者編成表

下請負業者編成表は、一次下請会社が二次下請け企業以下の会社との契約内容をまとめる書類です。元請会社は、この種類をもとに施工体系図を作成します。

工事・通勤用車両届

工事・通勤用車両届は、工事現場に出入りする車両を管理する書類です。現場で使用するすべての車両を記載しなければなりません。

持込機械等（移動式クレーン・車両系建設機械 等）使用届

持込機械等（移動式クレーン・車両系建設機械 等）使用届は、現場で使用する建設機械を管理する書類です。使用する機械の名称や点検内容などの情報を記載します。

持込機械等（電気工具・電気溶接機等）使用届

持込機械等（電気工具・電気溶接機等）使用届は、現場で使用する電気工具や電気溶接機などを管理する書類です。定期的なチェックが行われていることを宣言し、持ち込む機械の安全性を管理します。

火気使用届

火気使用届は、溶接など火を使った工事や暖房器具などを使用する場合に提出する書類で、火気の種類と使用する場所を記載します。

工事安全衛生計画書

工事安全衛生計画書は、工事を安全に行うために必要な行動や心がけを記載します。工事の中で想定されるリスクや、リスクを予防するための具体的な取り組みを示します。

施工体制台帳

施工体制台帳は元請会社が作成します。工事に関わる全ての企業および各従業員の氏名と、施工範囲を記載します。下請契約を締結する際に、作成と保存が定められています。

施工体制台帳作成建設工事の通知

施工体制台帳作成建設工事の通知は、施工体制台帳に記載した通りの施工を行う旨、元請会社と下請会社の名前を記載する書類です。元請会社が作成し一次下請会社に交付します。

施工体系図

施工体系図は元請会社が作成します。元請会社や下請会社など、複数の企業関係や施工分担などの詳細を記載します。これにより、工事に関わる企業関係者と施工分担関係を把握できます。

グリーンサイトとは

グリーンサイトとは、グリーンファイルをクラウド上で作成・提出・管理できるシステム（有料サービス）をいいます。三菱商事株式会社より分社した「株式会社ＭＣデータプラス」が提供するサービスです。

グリーンサイトを利用することにより、書類作成にかける時間的コストや人件費の削減が可能です。

インターネット環境とパソコンやタブレット、スマートフォンなどのデバイスがあれば、いつでもどこでも書類の作成と提出、確認と受領ができます。書類を印刷し郵送する手間とコストを省けます。

グリーンサイトの利用開始手順

利用するには、インターネット上で申込みが必要です。元請会社と協力会社でそれぞれ申込画面が異なります。

元請会社の場合は「資料請求フォーム」より登録します。登録すると資料と見積シミュレーションシートが自動送信されるため、資料に従い登録を進めましょう。

協力会社は申込手順説明のページより申し込みます。申込手順や利用約款を確認し、企業情報などを入力します。利用申込書、登記簿謄本（原本）、印鑑証明書（原本）など必要書類の提出と利用料金の入金後、約3週間で利用開始となります。

グリーンサイトを利用するメリット

ここではグリーンサイトを利用するメリットを紹介します。

書類作成の手間を削減

一度登録した従業員情報や重機・車両情報などの各種データを再利用できます。ほかの書類への反映や、次回以降の書類作成時に繰り返し利用することが可能です。同じ内容を毎回作成・入力する手間を省くことができます。

記入漏れ・記載ミスを防止

帳票漏れや記入漏れなどの自動チェック機能があるため、記入漏れや記載ミスを防げます。施工体系図や施工体制台帳など、ほかの書類をもとに作成する書類は自動で作成されるため、書類作成の時間を大幅に軽減します。

管理スペースの削減

グリーンサイトを利用すれば、紙媒体で保管する必要がないため、紙の資料の保管には必須となる管理スペースが不要です。サーバーで電子ファイルとして保管できるため保管場所を削減できます。

また、書類の検索が容易になり閲覧時の手間も省けます。

お知らせ機能で期限切れなどを防止

グリーンサイトの機能は、書類作成をサポートするものだけではありません。健康診断や建設業許可、各種免許などを管理し、実施や更新の時期をお知らせするリマインド機能があります。それによって、有効期限切れなどを防げます。

また、入退場を管理する機能や有資格者や社会保険加入状況といった従業員の情報を管理する機能もあり、情報整理と検索が容易にできます。

グリーンサイトのデメリット

グリーンサイトのデメリットは、有料サービスのため利用するには費用がかかることが挙げられます。また、グリーンサイトは元請会社が導入することでメリットを得られるシステムです。元請会社が導入していない場合は、手書きでグリーンファイルを作成しなければなりません。

利用料は以下の通りです。

参考：グリーンサイト

グリーンサイト以外にもある！施工管理業務を円滑化する方法

グリーンサイトを利用することにより、安全書類であるグリーンファイルを作成する業務を大幅に削減できます。しかし、書類作成などの事務作業ではなく、現場の作業負担を軽減したいという管理職の方も多いかもしれません。

その場合は、図面作成や配管加工における社外サービスの利用検討をおすすめします。

現場調査（現調）において代行サービスを利用すれば、正確な情報による図面作成が可能です。寸法測定や図面作成の業務時間を削減できるほか、設計ミスなどによる後期の遅延を防げます。また、設備施工では、施工しやすいよう予め金属の加工が必要ですが、配管加工サービスを利用すれば、施工前に実施すべき金属加工の負担が軽減され、効率化を図れます。

それぞれの業務における専門サービスの利用は、業務効率が向上するだけでなく品質の向上と安定化も目指せるため、業績の拡大にもつながるでしょう。

まとめ：システムや社外サービスを利用して業務を効率化しよう

グリーンファイルは安全書類のことで、グリーンサイトはグリーンファイルを作成・管理できるシステムの名称です。グリーンサイトの利用により書類作成・管理における手間を省けるため、業務の効率化が期待できます。

業務の効率化については、グリーンサイトを利用するほか、社外サービスを利用するのも1つの選択肢です。

三興バルブ継手株式会社では、配管設備資材の販売・納品だけでなく、「3Dスキャナによる図面作成」や「配管加工」のサービスも展開しています。経験豊富なスタッフによる円滑な現場作りのサポートが必要な方は、お気軽にお問い合せください。